PRIVATLIVSPOLITIK

Privatlivspolitik – Amager Børne- og Ungdomspsykiatrisk Klinik ApS

Dataansvarlig

Amager Børne- og Ungdomspsykiatrisk klinik ApS 

Snorresgade 15, 3. sal. 2300, København S 

CVR: 46529588 

Telefon: (+45) 82 13 23 00 

E-mail: kontakt@amagerbup.dk

Hos Amager Børne- og Ungdomspsykiatrisk klinik ApS (herefter "Amager BUP") er vi meget optagede af at beskytte dine personoplysninger og sikre, at behandlingen sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

I denne privatlivspolitik kan du læse, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvilket retsgrundlag behandlingen sker på, hvem vi deler oplysninger med, hvor længe oplysningerne opbevares, samt hvilke rettigheder du har.

I hvilke situationer behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler konkret personoplysninger i forbindelse med følgende aktiviteter:

1. Modtagelse og registrering af nye patienter.

2. Udredning og diagnosticering.

3. Behandling af patienter.

4. Planlægning og flytning af aftaler.

5. Samarbejde med skoler, kommuner, praktiserende læger og øvrige samarbejdspartnere.

6. Kommunikation med patienter og forældre.

7. Fakturering.

8. Rekruttering af medarbejdere.

9. Medarbejderadministration.

Hvilke personoplysninger behandler vi, til hvilke formål og med hvilket behandlingsgrundlag?

Modtagelse og registrering af nye patienter

Når vi modtager en henvendelse om opstart af et patientforløb, indsamler og behandler vi almindelige oplysninger som, CPR-nummer, navn, adresse og telefonnummer samt forældremyndighedsindehavers navn og kontaktoplysninger som led i oprettelsen af patientforløbet. Derudover indsamler og behandler vi følsomme personoplysninger som oplysninger om baggrunden for henvendelsen, herunder hvilke symptomer eller problemstillinger der ønskes udredt.

Formålet med behandlingen er at identificere patienten, registrere henvendelsen, oprette patienten i vores journalsystem, etablere den nødvendige patientjournal samt planlægge det videre udrednings- eller behandlingsforløb.

Behandling af de almindelige personoplysninger sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og d. De følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9, stk. 2, litra c og h, idet behandlingen sker med henblik på psykiatrisk diagnosticering og for eventuelt at beskytte den registreredes vitale interesser.

CPR-nummer behandles i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. journalføringsbekendtgørelsens § 12, stk. 1.

Journalføring sker i medfør af autorisationslovens §§ 21-25 samt journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20.

Udredning og diagnosticering

I forbindelse med udredning og diagnosticering behandler vi almindelige oplysninger såsom navn, CPR-nummer og kontaktoplysninger. Derudover indsamler og behandler vi følsomme personoplysninger, såsom oplysninger om barnets symptomer, sygehistorie, tidligere behandling, medicin, allergier, sociale forhold, familiemæssige forhold, skoleforhold, oplysninger fra spørgeskemaer, resultater af psykologiske og neuropsykologiske tests, videooptagelser fra ADOS-undersøgelser, kliniske observationer samt vores egne faglige vurderinger og diagnoser.

Formålet med behandlingen er at kunne gennemføre en psykiatrisk udredning, stille en diagnose, udarbejde en behandlingsplan og dokumentere det sundhedsfaglige forløb.

Behandling af de almindelige personoplysninger sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og b. De følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9, stk. 2, litra h og c, idet behandlingen sker med henblik på psykiatrisk diagnosticering og for eventuelt at beskytte den registreredes vitale interesser.

CPR-nummer behandles i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. journalføringsbekendtgørelsens § 12, stk. 1.

Journalføring sker efter autorisationslovens §§ 21-25 og journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20.

Hvis vi er omfattet af regler om indberetning til kliniske kvalitetsdatabaser eller andre lovpligtige sundhedsregistre, sker dette i overensstemmelse med den relevante sundhedslovgivning.

Behandling af patienter

Når patienten eller den unge er i behandlingsforløb hos os, indsamler og behandler vi almindelige oplysninger som navn, CPR-nummer og kontaktoplysninger. Derudover indsamler og behandler vi følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger, herunder oplysninger om diagnoser, symptomer, behandlingsforløb, medicinsk behandling, medicinordinationer, laboratorieundersøgelser, behandlingsrespons, journalnotater, kliniske vurderinger samt øvrige oplysninger, der er nødvendige for den konkrete behandling.

Formålet med behandlingen er at kunne gennemføre psykiatrisk udredning og behandling, ordinere og følge medicinsk behandling, gennemføre terapeutiske forløb, foretage henvisninger til andre behandlingssteder, dokumentere behandlingen og sikre et sammenhængende patientforløb.

De almindelige personoplysninger behandles i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og c. De følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9, stk. 2, litra h og c. CPR-nummer behandles i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. journalføringsbekendtgørelsens § 12, stk. 1.

Journalføring sker i medfør af autorisationslovens §§ 21-25 samt journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20.

Videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder kan ske uden samtykke i henhold til sundhedslovens § 43, stk. 2, nr. 1.

Videregivelse til andre sundhedspersoner sker som udgangspunkt med patientens eller forældrenes samtykke, jf. sundhedslovens § 41, og i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra h.

Planlægning og flytning af aftaler

I forbindelse med planlægning, ændring og flytning af aftaler behandler vi almindelige oplysninger som navn, CPR-nummer, kontaktoplysninger, oplysninger om planlagte konsultationer, aftaletidspunkter og oplysninger om den relevante aftaletype.

Formålet med behandlingen er at kunne planlægge, administrere, ændre og aflyse konsultationer samt sikre et sammenhængende behandlingsforløb.

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og d samt artikel 9, stk. 2, litra c og h for så vidt angår helbredsrelateret planlægning.

Journalføring sker i medfør af autorisationslovens §§ 21-25 samt journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20

Samarbejde med skoler, kommuner, praktiserende læger og øvrige samarbejdspartnere

Som led i udrednings- og behandlingsforløbet kan vi udveksle oplysninger med kommunale sagsbehandlere, PPR, skoler, praktiserende læger og speciallæger samt forsikringsselskaber. De oplysninger vi videregiver og indhenter, omfatter almindelige oplysninger som navn, CPR-nummer, og kontaktoplysninger. Derudover behandler vi følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger, herunder oplysninger om barnets symptomer, diagnoser, behandlingsplaner, kliniske vurderinger, skoleudtalelser, oplysninger om barnets trivsel, sociale forhold, oplysninger fra lærere, oplysninger fra kommunale sagsbehandlere samt øvrige oplysninger, der er nødvendige for koordineringen af behandlingsforløbet.

Formålet med behandlingen er at sikre et sammenhængende behandlingsforløb, koordinere indsatsen mellem relevante samarbejdspartnere, indhente relevante oplysninger til brug for udredning og behandling samt opfylde lovbestemte underretningsforpligtelser.

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og d. De følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9, stk. 2, litra c og h.

Journalføring sker i medfør af autorisationslovens §§ 21-25 samt journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20.

Videregivelse til pårørende sker alene med samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a samt sundhedslovens § 43. Underretninger til kommunen sker i henhold til den skærpede underretningspligt i barnets lov § 133. Videregivelsen kan i den forbindelse ske uden samtykke, jf. Sundhedslovens § 43, stk. 2, nr. 1, idet oplysningerne videregives til opfyldelse af en oplysningspligt, der følger af lovgivningen.

Kommunikation med patienter og forældre

Når vi kommunikerer med patienter og forældre, indsamler og behandler vi almindelige oplysninger som navn, kontaktoplysninger og oplysninger om planlagte konsultationer. Desuden behandles følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger, i det omfang, de er nødvendige for dialogen.

Formålet med behandlingen er at kunne kommunikere om udredning, behandling, konsultationer, status på patientforløbet og øvrige forhold, der vedrører behandlingen.

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og d. De følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9 stk. 2, litra c og h. CPR-numre behandles i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. journalføringsbekendtgørelsens § 12, stk. 1.

Journalføring sker i medfør af autorisationslovens §§ 21-25 samt journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20

Videregivelse til eksterne parter sker i medfør af sundhedslovens §§ 41 og 43.

Fakturering 

I forbindelse med fakturering behandler vi almindelige oplysninger som navn, adresse, kontaktoplysninger, fakturabeløb, og betalingsoplysninger. Derudover behandler vi følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger, herunder oplysninger om de leverede ydelser.

Formålet med behandlingen er at kunne udarbejde og fremsende fakturaer, administrere betalinger samt opfylde vores regnskabs- og bogføringsmæssige forpligtelser.

De almindelige personoplysninger behandles i medfør af artikel 6, stk. 1, litra b og c. De følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9, stk. 2, litra h.

Rekruttering

Når vi rekrutterer medarbejdere, indsamler og behandler vi almindelige oplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, oplysninger om uddannelse, erhvervserfaring, kvalifikationer, CV, ansøgning samt øvrige oplysninger, som ansøgeren vælger at fremsende.

Formålet med behandlingen er at kunne gennemføre rekrutteringsprocessen, vurdere ansøgernes kvalifikationer og indgå ansættelsesaftale med den bedst kvalificerede kandidat.

Behandlingen sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f, da vi har en legitim interesse i at vurdere kandidaterne og derigennem finde den, der er mest kvalificeret.

Medarbejderadministration

I forbindelse med administration af ansættelsesforhold behandler vi almindelige oplysninger som navn, adresse, CPR-nummer, kontaktoplysninger, ansættelsesoplysninger og lønoplysninger samt øvrige oplysninger, der er nødvendige for administration af ansættelsesforholdet.

Formålet med behandlingen er at administrere ansættelsesforholdet, udbetale løn, opfylde arbejdsgiverens lovpligtige forpligtelser og administrere personaleforhold.

Behandlingen af de almindelige oplysninger sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og c samt databeskyttelseslovens § 12, stk. 1. Derudover opbevares visse lønoplysninger i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, oplysningerne vedrører, jf. bogføringslovens § 12, stk. 1.

Vi videregiver alene personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt og berettiget i forhold til vores arbejde som psykiatrisk speciallægeklinik og i overensstemmelse med gældende databeskyttelses- og sundhedslovgivning.

Hvilke tredjeparter giver vi oplysninger videre til?

Afhængigt af det konkrete behandlingsforløb kan vi videregive oplysninger til følgende kategorier af tredjeparter:

Andre sundhedspersoner: Det kan fx være praktiserende læger, speciallæger eller behandlingssteder, som vi samarbejder med for at sikre et sammenhængende behandlingsforløb for barnet eller den unge. Videregivelse til andre sundhedspersoner sker som udgangspunkt kun med samtykke i henhold til sundhedslovens §§ 41 og 43 samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a. Videregivelse kan dog ske uden samtykke, når det er nødvendigt af hensyn til et aktuelt behandlingsforløb, jf. sundhedslovens § 41, stk. 2, nr. 1.

Kommunale myndigheder: I visse tilfælde kan vi være forpligtet til at videregive oplysninger til kommunen, fx ved underretninger om bekymring for barnets trivsel. Underretningspligten følger af barnets lov § 133, og videregivelsen kan i den forbindelse ske uden samtykke, jf. Sundhedslovens § 43, stk. 2, nr. 1.

Skoler og institutioner: Når det er relevant for barnets samlede behandling og trivsel, kan vi – med samtykke fra forældre eller patient – videregive oplysninger til skole eller institution som led i tværfagligt samarbejde.

Regionale eller statslige instanser: Vi kan være forpligtet til at indberette oplysninger til kliniske kvalitetsdatabaser eller til Sundhedsdatastyrelsen efter reglerne i bekendtgørelsen om indberetning til godkendte kliniske kvalitetsdatabaser og videregivelse af data til Sundhedsdatastyrelsen.

Offentlige myndigheder i øvrigt: Vi kan i øvrigt videregive oplysninger til andre myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet hertil, fx til SKAT i forbindelse med afregning eller tilsynsmyndigheder.

Eksterne rådgivere og samarbejdspartnere: Vi kan videregive oplysninger i nødvendigt omfang til vores eksterne revisorer, advokater eller øvrige rådgivere, hvis det er påkrævet som led i en løsning af konkrete sager eller lovgivningskrav. Vi sikrer altid, at vedkommende er underlagt en tavshedspligt forinden der gives adgang til nogle former for personoplysninger om patienter eller andre.

Databehandlere: Vi benytter en række databehandlere, fx til drift af vores journalsystem, lønsystem og e-mail. Disse databehandlere behandler alene oplysninger efter vores instruks og på vores vegne. Vi har indgået databehandleraftaler med dem, som sikrer at dine oplysninger behandles fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Hvis en databehandler eller samarbejdspartner er placeret uden for EU/EØS, sikrer vi, at der er passende garantier på plads for at beskytte dine oplysninger. Dette sker typisk ved indgåelse af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46 eller fordi landet er godkendt som sikkert af EU-Kommissionen, jf. artikel 45.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt i forhold til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Videooptagelser fra ADOS-undersøgelser opbevares i maksimalt 1 år, hvorefter de slettes.

I medfør af journalføringsbekendtgørelsens § 35, stk. 1 er vi forpligtede til at opbevare dine behandlingsoplysninger i minimum 10 år efter seneste tilførsel til journalen. Oplysningerne kan opbevares i en længere periode, hvis det er nødvendigt af hensyn til en klage-, tilsyns- eller erstatningssag. I så fald sletter vi oplysningerne, når sagen er endeligt afsluttet, eller hvis forældelse indtræder efter reglerne i forældelsesloven.

Regnskabs- og faktureringsoplysninger opbevares i 5 år plus indeværende regnskabsår i overensstemmelse med bogføringslovens regler. Dette gælder fx dokumentation for afregning af sundhedsydelser eller betalinger.

Oplysninger i forbindelse med rekruttering slettes som udgangspunkt kort tid efter afslutningen af ansættelsesprocessen, medmindre du har givet os samtykke til længere opbevaring. Ansættelsesdokumenter for medarbejdere opbevares så længe ansættelsen består, og efterfølgende i det omfang det er nødvendigt for at dokumentere fx anciennitet eller overholde andre arbejdsretlige forpligtelser.

Når opbevaringsperioderne udløber, eller oplysninger ikke længere er nødvendige for de formål, hvortil de blev indsamlet, sørger vi for at slette eller anonymisere dem på en sikker måde, så de ikke længere kan knyttes til dig som person.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til:

• at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig,
• at få urigtige personoplysninger berigtiget,
• at få dine personoplysninger slettet, når betingelserne herfor er opfyldt,
• at få behandlingen begrænset,
• at gøre indsigelse mod vores behandling,
• at modtage de personoplysninger, du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, når betingelserne for dataportabilitet er opfyldt.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os.

Klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os.

Du har desuden ret til at indgive en klage til Datatilsynet:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby 

Telefon: (+45) 33 19 32 00 

E-mail: dt@datatilsynet.dk